Система управления отелем PMS бесплатно для отельеров, чтобы получить больше бронирований и увеличить доход

Система управления отелем, или Property Management System — облачная платформа, с помощью которой отельеры управляют бизнес процессами в гостиничном бизнесе. В интерфейсе PMS-системы отельеры контролируют бронирование номеров, ставят задачи персоналу, формируют финансовые отчеты, отслеживают статистику. Результат внедрения PMS для отелей — довольные гости и рост продаж. Расскажем, как работает сервис, какой функционал предоставляет, как выбрать и подключить систему PMS.

Автор статей о путешествиях Александра Лепская

Дата публикации: 23.02.2025

Автор статьи:

Дата обновления: 23.02.2025

Изучила PMS для управления гостиничным бизнесом

Александра Лепская

Что такое система управления отелем
Преимущества использования PMS для отельеров
Инструменты системы управления отелем
PMS-система
Менеджер каналов
Модуль бронирования
Интерактивная шахматка
Инструменты для управления доходом
Модуль уборки номеров
Рассылки и отзывы
Интеграции
Безопасный прием оплат
Конструктор сайтов
Для каких типов жилья подходит программное обеспечение
Как выбрать PMS
Как начать работать с системой управления отелей

Что такое система управления отелем

Система управления гостиницей — облачное или локальное программное обеспечение, которое предоставляет точную и своевременную информацию по базовым показателям гостиничного бизнеса, помогает оптимизировать рабочие процессы. По сути, это единый централизованный узел отеля. Система управления отелем автоматизирует рутинные задачи, управление номерным фондом и бронированиями. PMS система состоит из модулей — оптимальный набор каждый отельер может выбрать при подключении. Информация в ПМС отражается в режиме реального времени.

PMS для гостиницы бывает облачной и локальной. Чаще в гостиничном бизнесе пользуются первой, поскольку она не требует лицензирования. Программу не нужно устанавливать на каждый компьютер. При покупке ПО у поставщика, отельер получает логин и пароль для доступа к сервису. Работать с программой в отеле можно со стационарного компьютера, ноутбука, планшета, смартфона. Обычно необходимо наличие интернета, но в некоторых мобильных приложениях предусмотрена офлайн-версия.

Для локальной PMS системы нужна лицензия. Такое ПО устанавливают в отеле на компьютер, все данные хранятся на удаленном сервере. Это дорогой вариант, поэтому им пользуются преимущественно в фешенебельных гостиницах.

У сервисов управления гостиницей модульная система. Любой пользователь может подключить дополнительные функции: бухгалтерскую отчетность, аналитику продаж, бронирование номеров, другие. Подобное решение гораздо продуктивнее, чем покупать ПО для решения конкретных задач.

У каждой PMS для отеля есть онлайн поддержка разработчика. С ее помощью можно быстро решить технические вопросы.

Преимущества использования PMS для отельеров

Плюсы систем управления отелем:

Автоматизация процессов

PMS для отеля устраняет человеческий фактор и связанные с ним ошибки при выполнении повторяющихся действий. Опция экономит время, ресурсы и повышает продуктивность. Сотрудники сосредотачиваются на обслуживании гостей, создании благоприятного впечатления от гостиницы.

01
Повышение качества обслуживания постояльцев

PMS для отеля персонализирует общение с гостями. В программе можно настраивать предпочтения, запросы, пожелания к услугам. В итоге улучшается впечатление от сервиса гостиницы.

02
Оптимизация ресурсов

Аналитика и отчетность в режиме реального времени помогает отслеживать тенденции доходов и расходов, удовлетворенность гостей, выстраивать маркетинговые стратегии, оптимизировать продажи. В комплексе это положительно отражается на доходности бизнеса.

03
Интеграция с другими системами

PMS для отеля можно интегрировать с другими системами бронирования и бухгалтерским ПО. Это повысит продуктивность управления номерами и каналами продаж, упростить финансовую отчетность.

04
Повышенный уровень защиты

Property Management надежно защищает данные: посторонние не могут получить несанкционированный доступ к информации.

05
Упрощение рабочих процессов

PMS для отеля — центральный хаб, который эффективно управляет и координирует совместную работу отделов.

06
Потенциал роста и масштабирования

В систему можно быстро внедрять новые объекты и налаживать их работу, централизованно управлять несколькими гостиницами, обрабатывать растущий поток клиентских запросов.

“

PMS для отеля — незаменимый помощник для отельеров, способный сделать бизнес самостоятельной структурой, где все процессы отлажены и согласованы.

Инструменты системы управления отелем

В Property Management обширный набор инструментов для продуктивного управления отелем. Владельцы бизнеса могут подключать модули для разных потребностей, получать и пользоваться дополнительными функциями и опциями.

PMS-система

У PMS систем обширный функционал. Чтобы понять, какие задачи выполняет облачный сервис, рассмотрим типичный рабочий процесс гостиничного бизнеса:

Управление бронированием. PMS системы собирают информацию о гостях, датах брони, категориях номеров, персональных предпочтениях постояльцев. Систематизация данных облегчает управление и улучшает впечатление от сервиса в гостинице.
Прибытие–отъезд постояльцев. В ходе регистрации гостей можно извлечь полную информацию о бронировании, генерировать ключ-карту, зафиксировать требования, зарегистрировать приезжих в МВД.
Клининг и техобслуживание. При работе с системой оптимизируется уборка, корректируется график выхода горничных, координируются клиентские запросы на техобслуживание. Это позволяет поддерживать чистоту в номерах, оперативно выполнять просьбы постояльцев.
Бухучет и финансы. Автоматическое выставление счетов, отслеживание финансовых операций, формирование отчетности облегчает управление расходами и доходами, аудит.

Это базовые задачи, которые решают PMS системы. В зависимости от подключенных модулей их можно детализировать и расширить функционал.

Менеджер каналов

Для увеличения продаж большинство отелей подключают все возможные каналы бронирования. Управлять ОТА вручную затруднительно, занимает много времени и создает риск ошибки.

В PMS системах этот процесс автоматизирует модуль hotel manager. Через личный кабинет отельеры могут централизованно менять тарифы, устанавливать скидки, корректировать данные о бронировании. Изменения отобразятся на всех площадках. Отчет по источникам отражает продуктивность каждого канала и получаемый доход.

Модуль бронирования

Программа позволяет быстро настроить на сайте отеля форму поиска номеров, используя css-стили в соответствии с дизайном веб-ресурса. Модуль позволяет гостям оформить бронь на сайте отеля напрямую без посредников.

Информация о бронировании отражается в шахматке бронирования, а также передается менеджер каналов. Актуальная информация мгновенно обновляется и поступает во все подключенные каналы OTA.

Интерактивная шахматка

Это базовая, интуитивно понятная часть интерфейса. Календарные дни отражены в ней в виде столбцов, а номера, сгруппированные по категориям, — в строках. На их пересечении высвечивается количество свободных комнат. Чтобы легче было ориентироваться в шахматке, ячейки окрашены в разные цвета. При наведении на бронь высвечивается информация о клиенте и сумма к оплате.

Инструменты для управления доходом

Для управления доходами в рамках PMS системы подключается модуль отчетности, включающий:

отчет менеджера — статистика по базовым гостиничным показателям;
Pick up — отражает изменения, которые происходят за указанный период в работе с номерами, выручкой, отслеживает темп роста бронирований;
по питанию — предоставляет отчетность по питанию, данные постояльцев и выбранный ими тариф;
по загрузке номеров — мониторит загрузку по отдельным номерам и итоговую за выбранный период;
по дополнительным услугам — отслеживает количество проданных услуг по датам и сумму уже забронированных;
по доходам от номеров — отражает сумму бронирований по каждому номеру или категории;
движения денежных средств — наглядно показывает приходы и расходы по статьям за указанный период.

Используя отчетность, можно выстраивать маркетинговые стратегии, осуществлять финансовое планирование, управлять ресурсами.

Модуль уборки номеров

Модуль технического обслуживания систем управления отелем позволяет создавать задачи, назначать сотрудников и уведомлять их о задании через смартфон. Благодаря быстрому обмену данных можно ежеминутно контролировать работу персонала, автоматически формировать графики клининга и проверять статус уборки. В комплексе эти меры повышают лояльность клиентов и уровень сервиса.

Рассылки и отзывы

У PMS для гостиницы есть функция подключения IP-телефонии. Можно контролировать звонки клиентов, записывать их, формировать отчетность по количеству и качеству. Сервис также автоматически делает рассылку пользователям в соответствии с личными предпочтениями, анализирует отзывы на разных площадках и своевременно дает на них обратную связь.

Интеграции

PMS система эффективного управления гостиницей успешно интегрируется с CRM. Это открывает перед гостиничным бизнесом новые возможности:

контроль входящих обращений, автоматические подсказки и напоминания, которые помогают увеличить продажи и средний чек;
хранение информации о каждом госте: на ее основе можно создавать персонализированные предложения, актуализировать акции, работать с потенциальными клиентами;
двусторонняя интеграция — можно передавать между системами только необходимые данные;
формирование брони из CRM-системы;
контроль финансовой деятельности компании.

Еще одна функция — интеграция с электронными замками. Опция экономит до 15% времени при заселении. Контролирует доступ в номера, при угрозе пожара — открывает двери в один клик. Система отслеживает задолженности по оплате номеров, снижает риск ошибок при ручном контроле. Энергосберегающий контроллер уменьшает расход электричества и снижает общие расходы бизнеса.

Безопасный прием оплат

У систем управления отелем есть функция подключения интернет-эквайринга. Она генерирует и отправляет клиентам ссылки на оплату уже с заполненными полями сумм и назначения платежа. Пользователь может перевести деньги удобным способом онлайн. Чеки и извещения об оплате формируются автоматически и соответствуют требованиям законодательства. Для денежных переводов отель может выбрать платежные системы или банки из списка партнеров PMS системы.

Конструктор сайтов

ПМС позволяют конструировать сайты отелей, заточенные под потребности бизнеса. В них интегрируется максимум функций выбранной PM System. Можно встроить модуль бронирования, оформить веб-страницу в выбранном стиле, вносить изменения через админку, добавить эквайринг, использовать другие функциональные решения.

Для каких типов жилья подходит программное обеспечение

Внедрение систем управления отелем выгодно владельцам гостиничных комплексов. ПМС удобно использовать для других видов объектов:

апартаментов и апарт-отелей;
глэмпингов;
небольших гостевых домов;
избингов;
городских отелей;
санаториев;
хостелов.

Для каких типов жилья подходит система управления доходом

Выбор ПМС и модулей зависит от особенностей гостиничного бизнеса — номерного фонда, перечня услуг.

Как выбрать PMS

Сегодня разработчики предлагают ПМС с разнообразным функционалом. Среди популярных сервисов Bnovo pms, Контур.Отель, HotelCloud, Lite PMS, Shelter и другие. Каждый из них различается модулями, тарифами, опциями.

При выборе PMS системы придерживайтесь следующих правил:

Выделите приоритеты. Определите, какие функции для вас важны: бронирование, управление питанием, отчетность и другие. Выбирайте PMS для отеля, которая отвечает запросам бизнеса.
Определите потенциал масштабирования. Оцените, способна ли сама система управления отелем расти, обновлять функционал. Сможет ли PMS для отеля удовлетворить возросшие потребности, если увеличится количество бронирований, добавятся новые объекты, расширится спектр услуг.
Интеграция с другим ПО. Рассмотрите возможность совмещения PM System с другими сервисами, CRM. Для некоторых типов бизнеса это важно.
Уровень безопасности. Изучите, способна ли PMS, также Property Management или Hotel Operating System, гарантировать безопасность данных и конфиденциальность клиентов. Это ключевое условие для гостиничного бизнеса.
Качество техподдержки. Узнать об ее уровне можно из отзывов или на консультации у экспертов в области.
Цены на тарифы. Сравните стоимость услуг у разработчиков и подумайте, соответствует ли она бюджету.
Гибкие настройки, управления тарифами, интуитивно понятное размещения информации. Важно найти систему управления отелем, которая легко настраивается под конкретный бизнес и несложная в применении.

После выбора протестируйте PMS и убедитесь, что она удовлетворяет потребности бизнеса.

Как начать работать с системой управления отелей

Для внедрения ПМС не нужно устанавливать программы на конкретные электронные устройства. Владельцу бизнеса надо зайти на сайт и создать аккаунт. Для этого необходимо указать название объекта, его расположение, тип, категории номеров и варианты размещения гостей, а также валюту для оплаты услуг.

После создания аккаунта можно приступать к работе с отелем. Вначале выберите модули и тарифы. Если хотите протестировать сервис, воспользуйтесь бесплатным периодом или демо-версией от разработчиков.

Понимая, что такое и насколько полезна PMS в гостиничном бизнесе, все больше крупных отельных сетей в Москве и центральных городах России используют сервис. Система помогает повысить продуктивность менеджмента в работе с гостиницей. Внедрение новых технологий оптимизирует управление бронированием и другие задачи, позволяет добиться высокого уровня обслуживания, а значит, лояльности клиентов и продаж.